Une régularisation de charges oubliée reste exigible pendant trois ans
Le bailleur qui n'a pas régularisé n'a pas perdu sa créance, mais il la réclame dans un cadre plus contraint : prescription, justificatifs, et paiement étalé sur douze mois si le locataire le demande. Le calcul, lui, ne change pas.
La rédaction Publié le 28/07/2026 Mis à jour le 28/07/2026
Les provisions pour charges appelées chaque mois avec le loyer ne sont qu’une avance. Tant que la régularisation n’est pas faite, personne ne sait si le locataire a trop payé ou pas assez. Beaucoup de bailleurs laissent filer une année, puis deux, parfois parce que les comptes de l’immeuble arrivent tard, parfois par simple oubli. La loi ne sanctionne pas ce retard par la perte des sommes, mais elle en fixe les limites et en reporte une partie du coût sur le bailleur.
La régularisation annuelle est une obligation
L’article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 organise le système. Les charges récupérables peuvent donner lieu au versement de provisions, qui doivent faire l’objet d’une régularisation au moins annuelle. Le montant des provisions doit lui-même être justifié par les résultats de l’exercice précédent ou par un budget prévisionnel.
La régularisation obéit à trois temps, que service-public.gouv.fr décrit dans sa fiche consultée le 14 septembre 2026 :
| Étape | Contenu | Délai |
|---|---|---|
| Envoi du décompte | Charges par nature et, en immeuble collectif, mode de répartition entre les logements | Un mois avant la régularisation |
| Mise à disposition des justificatifs | Factures, contrats, décomptes consultables par le locataire | Pendant six mois après l’envoi du décompte |
| Solde | Remboursement du trop-perçu ou appel du complément | À la régularisation |
Le décompte n’est pas une formalité. C’est lui qui permet au locataire de vérifier que chaque ligne figure bien dans la liste limitative des charges récupérables, et au bailleur de fonder sa demande.
Trois ans pour réclamer
Le retard n’éteint pas la créance immédiatement. L’article 7-1 de la même loi soumet les actions dérivant du bail à une prescription de trois ans. Service-public.gouv.fr en donne une illustration : une somme devenue exigible en mars 2026 peut être réclamée jusqu’en mars 2029.
Le délai joue dans les deux sens. Le locataire qui a versé des provisions supérieures aux charges réelles dispose du même délai pour réclamer le trop-perçu.
La question pratique est celle du point de départ. Pour une régularisation, la créance naît lorsque le montant réel des charges est connu et que la régularisation peut être faite, ce qui, en immeuble collectif, dépend souvent de l’arrêté des comptes de l’immeuble. Les situations limites se tranchent au cas par cas, et la lecture la plus prudente consiste à ne jamais laisser un exercice vieillir au-delà de l’année qui suit.
La régularisation tardive ouvre un étalement
La loi ALUR du 24 mars 2014 a ajouté une protection du locataire. Lorsque la régularisation n’a pas été effectuée avant le terme de l’année civile suivant l’année de leur exigibilité, le locataire peut exiger que le complément réclamé lui soit payé par fractions sur douze mois. Service-public.gouv.fr précise que la demande se fait par lettre recommandée adressée au bailleur.
L’étalement n’est pas une remise : le bailleur récupère la totalité de sa créance. Mais il la récupère avec un décalage de trésorerie, et il ne peut pas s’y opposer si la condition de retard est remplie.
| Situation | Conséquence pour le bailleur |
|---|---|
| Régularisation dans l’année suivant l’exigibilité | Complément exigible en une fois |
| Régularisation plus tardive, dans les trois ans | Complément exigible, mais étalement sur douze mois à la demande du locataire |
| Au-delà de la prescription | Complément non exigible |
| Absence de justificatifs | Complément contestable, provisions exposées à restitution |
Sans justificatifs, les provisions sont fragiles
La dernière ligne du tableau est la plus coûteuse. Un bailleur qui ne produit ni décompte ni pièces justificatives ne démontre pas que les provisions encaissées correspondent à des charges récupérables réellement engagées. En cas de contestation, il s’expose à devoir restituer des provisions qu’il pensait acquises.
Autrement dit, ne pas régulariser ne fait rien gagner. Le bailleur ne conserve pas un revenu : il conserve une somme qu’il peut être contraint de rendre, et renonce au rattrapage lorsque les dépenses réelles ont dépassé les provisions.
Ce que la régularisation change au rendement
Les provisions ne sont pas un revenu. Elles n’entrent pas au numérateur d’un rendement, et ce qui reste au bailleur, ce sont les charges non récupérables, dont la liste découle, par différence, du décret n° 87-713 du 26 août 1987. Le tableau poste par poste de ce qui est récupérable et de ce qui ne l’est pas figure dans la page sur la vacance locative et les charges réelles.
Une régularisation tardive a pourtant trois effets mesurables sur l’opération :
Un effet de trésorerie. Le bailleur avance pendant un ou deux ans les charges payées au syndic ou aux fournisseurs, sans les récupérer. En cas d’étalement, il les récupère encore un an plus tard.
Un risque de perte. Chaque exercice non régularisé est une créance exposée à la contestation, à la prescription, ou au départ d’un locataire devenu difficile à joindre.
Un effet sur la relocation. Un locataire sortant dont les charges n’ont jamais été régularisées laisse un compte ouvert. La somme ne peut pas être conservée indéfiniment sur le dépôt de garantie, qui obéit à ses propres délais de restitution.
Écart de régularisation d’un exercice = charges récupérables réellement engagées − provisions encaissées sur la même période.
Positif : complément à appeler. Négatif : trop-perçu à rembourser. Dans les deux cas, chaque ligne doit correspondre à une catégorie du décret de 1987.
En copropriété, le décalage d’un an
Dans un immeuble en copropriété, le bailleur ne connaît ses charges réelles qu’après l’approbation des comptes de l’exercice. Ce décalage explique une grande partie des retards, mais il ne dispense pas de régulariser : il impose de régulariser dès que les comptes sont disponibles. Le décompte remis au locataire isole alors, dans les charges appelées, la seule part récupérable.
Sur le plan fiscal, le même décalage existe au régime réel foncier, avec la réintégration l’année suivante des provisions correspondant à des charges récupérées ou non déductibles. Il est présenté dans la comparaison du micro-foncier et du réel.
La routine qui évite le problème
- Fixer une date annuelle de régularisation pour chaque bail, après réception des comptes.
- Préparer le décompte par nature de charges et l’envoyer un mois avant.
- Classer les pièces justificatives par exercice, et les tenir disponibles au moins six mois.
- Ajuster le montant des provisions pour l’année suivante sur la base du réel constaté.
- Ne jamais laisser un exercice non régularisé au-delà de l’année civile qui suit.
Où vérifier
Les informations de cette page sont à jour au 14 septembre 2026.
- Article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 : provisions, régularisation annuelle, décompte, justificatifs, étalement sur douze mois en cas de régularisation tardive. Sur Légifrance.
- Article 7-1 de la même loi : prescription triennale des actions dérivant du bail.
- Décret n° 87-713 du 26 août 1987 : liste limitative des charges récupérables.
- service-public.gouv.fr : fiche « Charges locatives », consultée le 14 septembre 2026 (décompte un mois avant, justificatifs six mois, étalement, prescription de trois ans).
- ANIL et ADIL départementales : information gratuite sur les charges.
En cas d’écart entre cette page et le texte en vigueur, c’est le texte qui fait foi.